LTC M&G: Stadt Bergisch Gladbach
LTC M&G: Stadt Bergisch Gladbach

Mit der Andes LTC Plattform werden Arbeitsprozesse in Behörden, welche sich mit Genehmigungsverfahren im öffentlichen Raum beschäftigen, optimal abgewickelt. Es wird jede Genehmigungsanfrage, sowohl von Betrieben als auch Bürgern, effizient unterstützt: z. B. Veranstaltungen im öffentlichen Raum oder der Aufbruch öffentlicher Verkehrsflächen. 

Unter einem Interview mit Sebastian Höller, Stadt Bergisch Gladbach. 
 

Was war für Bergisch Gladbach der Anlass nach einer Lösung zur Digitalisierung der Arbeiten im öffentlichen Raum zu suchen?
In den letzten Jahren ist die Anzahl der Anträge stetig gestiegen Trotz zusätzlicher personeller Kapazitäten konnte eine zeitnahe Bearbeitung von Anträgen nicht mehr gewährleistet werden. Auch für die erforderlichen Kontrollen im Außendienst verblieb kaum bis keine Zeit mehr. Aus diesem Grund sollte durch eine digitale Lösung der Arbeitsablauf effektiver gestaltet und beschleunigt werden. Dies sollte nach Möglichkeit schon bei der Dateneingabe durch den Antragsteller beginnen. Durch die Online-Einbindung von anzuhörenden Stellen kann auch die Beteiligung z.B. von Polizei und Straßenbaubehörden für beide Seiten effektiver gehandhabt werden. Die automatisierte Erstellung von Bescheiden und die Erhebung von Gebühren beschleunigt und vereinfacht die Sachbearbeitung. Für die Stadt Bergisch Gladbach war es wichtig, durch eine neue IT-Lösung nicht nur Vorteile für die interne Sachbearbeitung zu schaffen, sondern den Arbeits- und Zeitaufwand auch für die Antragsteller zu verkürzen.

Können Sie etwas zu dem Erwerbungsverfahren sagen? Wer war daran beteiligt (Interne/ Externe/ Abteilungen)?
Die Überprüfung von digitalen Lösungen zur Verwaltung von Arbeitsstellen, Veranstaltungen und Sondernutzungen wurde hauptsächlich durch die Abteilung Baustellenmanagement gemeinsam mit den Sachbearbeitern der Straßenverkehrsbehörde betrieben Die Produkte verschiedener Anbieter wurden begutachtet und teilweise im Einsatz bei anderen Kommunen beobachtet. Zusätzlich waren Kollegen vom Fachbereich Verkehrsflächen beteiligt um eine Einbindung der bestehenden Aufbruchsverwaltung zu klären. Von Seiten der städtischen IT-Abteilung kamen technische und finanzielle Vorgaben. Auch die vertraglichen Aspekte wurden nach der Freigabe durch den städtischen Datenschutzbeauftragten zentral durch die IT-Abteilung abgewickelt.

Auf welche Weise hat Bergisch Gladbach vor der Lösung von Andes gearbeitet?
Die Arbeitsstellen, Veranstaltungen und Sondernutzungen wurden “manuell” verwaltet Alle Maßnahmen wurden mit den jeweiligen Daten in einer Excel-Tabelle von Hand erfasst. Die Bescheide wurden auf Basis einer Word-Vorlage erstellt. Hier mussten die Daten ebenfalls per Hand eingetragen werden. Für die Erhebung der Verwaltungsgebühren mussten die identischen Daten erneut händisch in das Kassenprogramm übertragen werden. Im digitalen Zeitalter war dies kein effektives Arbeiten. Bei Kontrollen im Außendienst standen die Daten nicht vor Ort zur Verfügung.

Welche Verbesserungen erwarten Sie für Bergisch Gladbach aufgrund der Nutzung von  LTC Meldungen & Genehmigungen?
Die Stadt Bergisch Gladbach erwartet für alle Beteiligten im Prozess eine schnellere und effektivere Abwicklung von Maßnahmen. Unnötige Mehrfacheingaben von Daten entfallen. Firmen können nach dem Login auf Stammdaten zurückgreifen. Zu beteiligende Stellen können schnell und einfach eine Rückmeldung geben. Insgesamt gehen wir davon aus, dass durch die technische Unterstützung ein effektiverer Arbeitsablauf mit entsprechender Zeitersparnis realisiert werden kann. Die gewonnene Zeit kann für eine verbesserte Vorplanung der Maßnahmen sowie regelmäßigere Kontrollen genutzt werden. Auch für die Darstellung von Maßnahmen und den damit verbundenen Verkehrsstörungen nach außen hin z.B. für die Öffentlichkeitsarbeit erwarten wir bessere Darstellungsmöglichkeiten.