LTC M&V: Case Stadt Bergisch Gladbach
LTC M&V: Case Stadt Bergisch Gladbach

Met het LTC Platform van Andes worden arbeidsprocessen bij overheden, die zich met vergunningsprocedures in de openbare ruimte bezighouden, optimaal afgehandeld. Zo wordt iedere vergunningsaanvraag, zowel van bedrijven als ook burgers, efficiënt ondersteund: bijv. evenementen in de openbare ruimte of de opbreking van openbare verkeerszones.

Onderstaand het verhaal van Stadt Bergisch Gladbach, Sebastiaan Höller, met de voor de Duitse markt aangepaste oplossing LTC Meldingen & Vergunningen.  

Wat was voor Stadt Bergisch Gladbach de aanleiding om naar een oplossing voor het digitaliseren van de werkzaamheden in de openbare ruimte te gaan zoeken? 
In de afgelopen jaren is het aantal vergunningsaanvragen gestaag gegroeid. Ondanks extra mankracht kon een tijdige behandeling van aanvragen niet meer gegarandeerd worden. Ook bleef er weinig tot geen tijd over voor de verplichte controles in de buitendienst. Dit is de reden waarom door een digitale oplossing het werkproces effectiever opgezet en versneld zou moeten worden. Voor zover mogelijk zou dit al bij de gegevensinvoer door de aanvragende partij moeten beginnen. Door de online-integratie van de belanghebbende instanties kan ook de deelname van bijv. de politie en de wegbeheerders voor beide kanten effectiever worden gehandhaafd. Het geautomatiseerd opstellen van kennisgevingen en het in rekening brengen van leges versnelt en vereenvoudigt de afhandeling. Voor de stad Bergisch Gladbach was het belangrijk door een nieuwe IT-oplossing niet alleen voordelen voor de interne afhandeling te creëren, maar ook voor de aanvragende partij de hoeveelheid werk en tijd die benodigd is te verkorten.


Kunt je iets zeggen over het verloop van het proces/project? Welke afdelingen waren bijvoorbeeld betrokken?
De evaluatie van digitale oplossingen voor het beheer van bouwlocaties, evenementen en speciale toepassingen werd hoofdzakelijk uitgevoerd door de afdeling bouwlocatiebeheer samen met de medewerkers van de wegeninstanties. De producten van de verschillende leveranciers werden bestudeerd en deels bij het gebruik ervan bij andere gemeenten gemonitord. Daarnaast waren er ook collega’s van de afdeling verkeerszones betrokken om een integratie van het bestaande beheer m.b.t. opbrekingen te verduidelijken. Van de stedelijke IT-afdeling kwamen technische en financiële eisen. Ook de contractuele aspecten werden na toestemming van de stedelijke toezichthouders centraal door de IT-afdeling afgehandeld.

Wat was voorheen de werkwijze voor het aanvragen, afstemmen en afhandelen van vergunningsaanvragen?
Die bouwlocaties, evenementen en speciale toepassingen werden “handmatig” beheerd. Alle maatregelen werden met de betreffende data in een Excel-tabel handmatig opgenomen. De kennisgevingen werden op basis van een Word-document aangemaakt. Hier moesten de gegevens ook handmatig worden ingevoerd. Voor het heffen van de beheersvergoedingen moesten de identieke gegevens opnieuw handmatig naar het begrotingsprogramma overgezet worden. In het digitale tijdperk betekende dit inefficiënt werken. Bij controles tijdens de buitendienst waren de gegevens op locatie niet beschikbaar.

Welke verbeteringen verwacht je voor Bergisch Gladbach op basis van het gebruik van LTC Meldingen & Vergunningen?
De stad Bergisch Gladbach verwacht voor alle personen die bij het proces betrokken zijn een snellere en effectievere afhandeling van de maatregelen. Onnodige meervoudige invoer van gegevens zal komen te vervallen. Bedrijven kunnen na het inloggen gebruik maken van de basisgegevens. De te betrekken instanties kunnen snel en eenvoudig een terugkoppeling geven. Al met al gaan wij er van uit dat er door de technische ondersteuning een effectiever werkproces met de nodige tijdbesparing kan worden gerealiseerd. De gewonnen tijd kan zowel voor een verbeterde planning van de maatregelen vooraf, als ook voor meer regelmatige controles gebruikt worden. Ook voor de beschrijving van de maatregelen en de daarmee samenhangende verkeersstoringen naar buiten toe, bijv. voor de PR, verwachten we betere beschrijvingsmogelijkheden.